「また今月もシフトが完成したのは深夜だった。」
「休み希望が多くて毎回パズルのようになってしまう。」
「結局、自分が休める日を最後に入れている。」
飲食店の店長にとって、シフト作成は欠かせない業務です。しかし、多くの店長が「シフト作成だけで何時間も使ってしまう」という悩みを抱えています。
一見すると、シフト作成は時間がかかって当然の仕事に思えるかもしれません。
しかし、本当に問題なのは「シフトを作ること」ではありません。
シフト作成に時間がかかる店舗には、仕組みの問題が隠れていることが多いのです。
店長が毎月悩み続ける店舗と、短時間で完成する店舗では、単純に店長の能力が違うわけではありません。
違うのは、シフト作成を支える仕組みです。
今回は「時間の基礎」のテーマとして、シフト作成に時間がかかる原因と、店長が本来の仕事へ時間を使えるようになる考え方を解説します。
シフト作成に時間がかかることで起こる3つの弊害
1. 店長の時間が奪われ、未来への仕事ができない
シフト作成に毎月何時間使っているでしょうか。
5時間でしょうか。
10時間でしょうか。
その時間は、
- 人材育成
- 数値分析
- 店舗改善
- 面談
- 採用活動
など、店舗の未来をつくる時間でもあります。
時間は有限です。
シフト作成に多くの時間を使えば、その分だけ未来への投資時間が減ってしまいます。
2. 店長しかシフトを組めなくなる
複雑なシフトほど、
「これは店長しか作れない。」
という状態になります。
すると、
店長が休めない。
異動できない。
昇進できない。
という状況につながります。
属人化はシフト作成でも起こるのです。
3. スタッフの不満が増えやすくなる
シフト作成に時間がかかる店舗では、
- 希望休が通らない
- 公平性が見えない
- 急な変更が多い
といった不満も生まれます。
結果として、モチベーション低下や離職率の上昇につながることもあります。
シフトは単なる勤務表ではなく、組織運営の一部なのです。
理想は「仕組みでシフトが回る店舗」
理想は、店長が何時間も悩まなくても、一定のルールでシフトが組める状態です。
例えば、
- 希望休の提出期限が決まっている
- 必要人数が時間帯ごとに数値化されている
- スキルマップが整備されている
- リーダーが一部調整できる
このような仕組みがある店舗では、店長の負担は大きく減ります。
つまり、シフト作成は「作業」ではなく、「仕組みづくり」の問題なのです。
会社組織に潜む3つの課題
1. シフト作成のルールが曖昧
「毎回店長の判断。」
「何となく決める。」
こうした店舗では、時間がかかるだけでなく、不公平感も生まれます。
優先順位や希望休のルールなど、共通ルールを明確にすることが重要です。
2. 人材育成が進んでいない
特定のスタッフしかできない仕事が多いと、その人を必ず入れなければなりません。
結果として、シフトの自由度は大きく下がります。
人材育成は教育だけでなく、シフトの組みやすさにも直結します。
3. 必要なデータが蓄積されていない
曜日別売上。
時間帯別客数。
作業量。
こうしたデータがないと、感覚でシフトを組むことになります。
経営者視点では、シフトも数字を基準に設計することが重要です。
店長自身が見直したい3つのポイント
1. 「毎回ゼロから考えていないか」
毎月白紙からシフトを作るのは非常に非効率です。
基本パターンを作り、
そこから修正するだけでも大幅に時間は短縮できます。
2. 「自分しかできない」と思い込んでいないか
シフト作成を完全に任せる必要はありません。
しかし、
- 希望休の集約
- 一次案の作成
- シフト調整
など、一部をリーダーへ任せることは可能です。
任せることも育成です。
3. 作業を改善しているか
毎月同じやり方で作っていないでしょうか。
例えば、
- テンプレート化
- シフト作成ソフト
- スキル一覧表
- 定型勤務パターン
などを活用するだけでも効率は大きく変わります。
シフト作成時間を減らす5つの改善策
1. シフト作成の流れを標準化する
提出日。
確認日。
修正日。
完成日。
この流れを固定します。
毎月同じ流れにするだけでも迷いは減ります。
2. スキルマップを作る
誰が何を担当できるのか。
一覧化しておくことで、配置が考えやすくなります。
また、人材育成の優先順位も見えてきます。
3. 基本シフトを作る
毎月すべて作り直すのではなく、
通常営業の基本形を作成します。
変更部分だけ修正する方が圧倒的に効率的です。
4. 多能工化を進める
特定の人しかできない仕事を減らします。
一人が休んでも店舗が回る状態を目指しましょう。
これは飲食店の人材育成においても重要な考え方です。
5. シフト作成を改善テーマとして扱う
「今月も時間がかかった。」
で終わらせるのではなく、
「どうすれば来月は30分短縮できるか。」
を考えます。
シフト作成そのものも改善対象なのです。
【事例】毎月8時間かかっていたシフト作成が3時間になった店舗
ある飲食店では、店長が毎月8時間以上かけてシフトを作成していました。
原因を分析すると、
- 希望休の提出期限が守られない
- スキルが偏っている
- 毎月ゼロから作っている
という問題が見えてきました。
そこで、
提出期限を明確化し、
基本シフトを作成し、
スキルマップを整備。
さらに、リーダーが一次案を作成する仕組みに変更しました。
すると、店長は最終調整だけで済むようになり、シフト作成時間は約3時間まで短縮されました。
空いた時間はスタッフ面談や教育へ使えるようになり、人材育成も進み始めました。
改善したのは店長の能力ではありません。
シフト作成を「個人の頑張り」から「仕組み」で回す仕事へ変えたことが大きな成果につながったのです。
最後に
シフト作成は店長の重要な仕事です。
しかし、時間をかけることが良いシフトを作ることではありません。
本当に大切なのは、
短時間でも、店舗運営に最適なシフトを作れる仕組みを持つことです。
店長とは、目の前の業務をこなす人ではなく、店舗全体の仕組みを改善する人でもあります。
もし毎月シフト作成に苦しんでいるのであれば、「もっと頑張る」のではなく、「もっと仕組み化できないか」という視点で見直してみてください。
その積み重ねが、店長自身の時間を生み出し、育成や改善といった本来取り組むべき仕事へ時間を使える店舗へと変わっていくでしょう。
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